HƯỚNG DẪN KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Cách Ký Hóa Đơn Điện Tử Bằng Chữ Ký Số Viettel-CA 2026

Q: USB Token Viettel-CA có ký được hóa đơn điện tử không?

Có, nếu phần mềm hóa đơn hỗ trợ chữ ký số công cộng và máy tính đã nhận đúng USB Token/Token Manager.

Q: Có bắt buộc phải dùng S-Invoice mới ký được Viettel-CA không?

Không. Viettel-CA có thể được sử dụng trên nhiều hệ thống hóa đơn có hỗ trợ chữ ký số tương thích.

Q: Vừa gia hạn chữ ký số nhưng hóa đơn vẫn không ký được vì sao?

Có thể phần mềm hóa đơn vẫn lưu chứng thư hoặc Serial Number cũ. Cần kiểm tra chứng thư mới và cập nhật lại trên hệ thống hóa đơn nếu cần.

Q: Bấm nút Ký nhưng không hiện cửa sổ nhập PIN?

Kiểm tra Token Manager, plugin ký số và trình duyệt. Nếu Token Manager không thấy chứng thư thì xử lý thiết bị hoặc driver trước.

Q: Chữ ký số hết hạn có ký hóa đơn được không?

Cần gia hạn hoặc cấp lại chứng thư còn hiệu lực trước khi ký, sau đó cập nhật chứng thư mới trên phần mềm hóa đơn nếu hệ thống yêu cầu.

Q: Người mua có bắt buộc ký số trên hóa đơn không?

Thông thường không bắt buộc chữ ký điện tử của người mua; nếu hai bên có thỏa thuận và đáp ứng điều kiện kỹ thuật thì có thể ký theo thỏa thuận.

Q: Có cần cài Java để ký hóa đơn không?

Không mặc định. Chỉ cài Java khi chính phần mềm hóa đơn hoặc hệ thống đang sử dụng yêu cầu.

Q: Hóa đơn đã lập nhưng chưa ký ngay có được không?

Nếu thời điểm ký khác thời điểm lập hóa đơn thì phải tuân thủ thời hạn gửi/cấp mã hoặc chuyển dữ liệu theo quy định hiện hành; nguyên tắc chung từ 01/06/2025 là chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, trừ trường hợp được quy định riêng.

Chữ ký số Viettel-CA có thể được sử dụng để ký hóa đơn điện tử bằng USB Token, ký từ xa bằng MySign hoặc tích hợp HSM cho nhu cầu ký tự động, tùy phần mềm hóa đơn đang sử dụng. Bài hướng dẫn này giúp bạn chuẩn bị đúng môi trường ký, thực hiện ký hóa đơn, cập nhật chứng thư sau gia hạn và xử lý các lỗi thường gặp khi hệ thống không nhận chữ ký số.

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KÝ SỐ USB Token · MySign · HSM

VIETTEL-CA KÝ HÓA ĐƠN THỦ CÔNG · TỪ XA · TỰ ĐỘNG

USB Token: phù hợp kế toán ký trực tiếp trên máy tính
MySign: ký từ xa nếu phần mềm hóa đơn đã tích hợp Viettel-CA
HSM: phù hợp hệ thống cần ký tự động hoặc số lượng hóa đơn lớn

Hỗ trợ: 0972 93 5858 · Zalo

MỤC LỤC NỘI DUNG

1. Cần chuẩn bị gì trước khi ký?
2. Ký hóa đơn bằng USB Token
3. Ký hóa đơn bằng MySign
4. Ký hóa đơn tự động bằng HSM
5. Sau gia hạn cần cập nhật gì?
6. Lỗi ký hóa đơn thường gặp
7. Thời điểm ký số hóa đơn
8. Câu hỏi thường gặp

Cần Chuẩn Bị Gì Trước Khi Ký Hóa Đơn Điện Tử?

Tên nút và giao diện có thể khác nhau giữa S-Invoice và các phần mềm hóa đơn khác, nhưng nguyên tắc kiểm tra môi trường ký là tương tự.

Chứng Thư Số Còn Hiệu Lực

Kiểm tra ngày hết hạn, đúng tên đơn vị và đúng chứng thư cần sử dụng trước khi lập hóa đơn.

Token Manager / Plugin

USB Token cần được máy tính nhận đúng; nếu hệ thống yêu cầu plugin ký số thì plugin phải được cài và đang hoạt động.

Phần Mềm Hóa Đơn Đã Khai Báo CTS

Nếu mới gia hạn, cấp lại hoặc thay đổi chứng thư, cần kiểm tra lại serial/chứng thư đã đăng ký trên hệ thống hóa đơn.

Không phải mọi hệ thống hóa đơn đều hỗ trợ cùng một hình thức ký. USB Token thường được hỗ trợ rộng rãi; MySign hoặc HSM chỉ sử dụng được khi phần mềm hóa đơn đã tích hợp hình thức ký tương ứng. Nếu không chắc, kiểm tra tài liệu của nhà cung cấp phần mềm trước khi thay đổi cách ký.

Kiểm tra nhanh trước khi ký:

USB Token đã cắm vào máy và Token Manager nhìn thấy chứng thư.
Chứng thư số còn hiệu lực và đúng chủ thể xuất hóa đơn.
Trình duyệt/phần mềm hóa đơn đã có plugin hoặc công cụ ký nếu hệ thống yêu cầu.
Nếu vừa gia hạn hoặc cấp lại, kiểm tra Serial Number mới đã được cập nhật trên hệ thống hóa đơn.

Cách Ký Hóa Đơn Điện Tử Bằng USB Token Viettel-CA

Đây là luồng thao tác phổ biến khi kế toán ký từng hóa đơn trực tiếp trên máy tính.

Quy Trình Ký USB Token

Bước 1: Cắm USB Token Viettel-CA vào máy tính và kiểm tra Token Manager đã nhận thiết bị.
Bước 2: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử, lập hóa đơn và kiểm tra đầy đủ thông tin người mua, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất và số tiền.
Bước 3: Chọn chức năng Ký số / Ký hóa đơn / Phát hành theo giao diện của hệ thống.
Bước 4: Khi cửa sổ chọn chứng thư xuất hiện, chọn đúng chứng thư Viettel-CA của đơn vị và nhập mã PIN USB Token.
Bước 5: Xác nhận ký. Hệ thống sẽ ghi chữ ký số vào dữ liệu hóa đơn và tiếp tục quy trình gửi/cấp mã/chuyển dữ liệu theo loại hóa đơn đang sử dụng.
Bước 6: Kiểm tra trạng thái hóa đơn sau ký: đã ký, đã phát hành, đã cấp mã hoặc đã gửi cơ quan thuế tùy hệ thống.

Nếu bấm “Ký” nhưng không hiện cửa sổ PIN, đừng nhập PIN liên tục. Hãy kiểm tra theo thứ tự: Token Manager → plugin ký số → trình duyệt → chứng thư đã khai báo trên phần mềm hóa đơn.

→ Xem hướng dẫn cài đặt USB Token Viettel-CA

→ Tải Token Manager, Plugin ký số và công cụ hỗ trợ

Ký Hóa Đơn Điện Tử Bằng MySign

MySign phù hợp khi người duyệt cần ký từ xa mà không muốn phụ thuộc vào USB Token vật lý.

Điều kiện cần

Phần mềm hóa đơn phải hỗ trợ hoặc tích hợp MySign/Viettel-CA Remote Signing; tài khoản MySign và chứng thư số phải đang hoạt động.

Cách ký

Trên phần mềm hóa đơn chọn hình thức ký từ xa/MySign, gửi yêu cầu ký, sau đó người ký xác thực yêu cầu trên thiết bị/tài khoản theo luồng của hệ thống.

Phù hợp

Chủ doanh nghiệp, người đại diện hoặc người phê duyệt thường xuyên di chuyển và cần ký hóa đơn ngoài văn phòng.

Không nên hiểu rằng cứ có MySign là ký được trên mọi phần mềm hóa đơn. Khả năng ký phụ thuộc vào việc hệ thống hóa đơn đã tích hợp Viettel-CA/MySign và phạm vi chứng thư đang sử dụng.

→ Xem chi tiết chữ ký số từ xa MySign Viettel

Ký Hóa Đơn Tự Động Bằng HSM

HSM phù hợp hệ thống xuất hóa đơn số lượng lớn hoặc cần ký tự động qua tích hợp phần mềm.

HSM khác USB Token ở điểm nào?

USB Token: người dùng thao tác và nhập PIN khi ký trên máy tính.
HSM: khóa ký được bảo vệ trong hạ tầng HSM và hệ thống phần mềm thực hiện ký theo luồng tích hợp đã thiết kế.
Phù hợp: doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn, hệ thống ERP/POS/backend hoặc nhu cầu phát hành hóa đơn tự động.
Cần khảo sát: API, kiến trúc hệ thống, phân quyền, tải giao dịch và cách kiểm soát yêu cầu ký trước khi triển khai.

→ Xem giải pháp chữ ký số HSM Viettel-CA

Sau Khi Gia Hạn Chữ Ký Số, Có Cần Cập Nhật Trên Hóa Đơn Điện Tử?

Có thể cần. Đặc biệt khi hệ thống hóa đơn đang lưu Serial Number/chứng thư cũ.

Gia hạn hoặc cấp lại chứng thư có thể làm thay đổi thông tin chứng thư/Serial Number. Nếu phần mềm hóa đơn vẫn liên kết chứng thư cũ, bạn có thể gặp tình trạng Token Manager nhìn thấy chứng thư mới nhưng hệ thống hóa đơn không cho ký. Khi đó cần cập nhật lại chứng thư trên phần mềm hóa đơn theo hướng dẫn của nhà cung cấp.

Kiểm Tra Sau Gia Hạn

1. Mở Token Manager và kiểm tra chứng thư mới, thời hạn và Serial Number.
2. Vào cấu hình chữ ký số/chứng thư số trên phần mềm hóa đơn.
3. Cập nhật/chọn lại chứng thư mới nếu hệ thống còn lưu Serial cũ.
4. Thực hiện ký thử một hóa đơn hoặc chức năng kiểm tra chữ ký nếu phần mềm hỗ trợ.

→ Kiểm tra thời hạn và Serial chữ ký số Viettel-CA

→ Xem các gói gia hạn Viettel-CA

Lỗi Thường Gặp Khi Ký Hóa Đơn Điện Tử

Chẩn Đoán Nhanh

TRIỆU CHỨNG	KIỂM TRA	NGUYÊN NHÂN THƯỜNG GẶP	XỬ LÝ
Không thấy chứng thư	Token Manager	Driver/Token chưa nhận	Rút cắm lại, đổi cổng USB, cài đúng Token Manager
Bấm ký không phản hồi	Plugin ký số	Plugin chưa chạy hoặc bị trình duyệt chặn	Khởi động plugin, mở lại trình duyệt
Có CTS nhưng không ký	Thời hạn / Serial	CTS hết hạn hoặc hệ thống còn lưu Serial cũ	Kiểm tra thời hạn, cập nhật chứng thư mới
PIN sai / Token khóa	USB Token	Nhập sai nhiều lần	Dừng thử PIN, thực hiện reset/mở khóa đúng quy trình
MySign không hiện yêu cầu	Tích hợp hệ thống	Chưa tích hợp hoặc sai tài khoản/chứng thư	Kiểm tra cấu hình MySign với nhà cung cấp hóa đơn

Nguyên tắc xử lý: xác định lỗi nằm ở thiết bị/chứng thư, plugin ký số hay phần mềm hóa đơn trước khi cài lại hàng loạt phần mềm. Việc cài thêm Java hoặc công cụ cũ chỉ nên thực hiện khi chính hệ thống đang dùng yêu cầu.

→ Xem HUB lỗi chữ ký số Viettel-CA và cách khắc phục

Thời Điểm Ký Số Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định Hiện Hành

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số và việc gửi/cấp mã hoặc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế về nguyên tắc phải hoàn thành chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn, trừ các trường hợp chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp được pháp luật quy định riêng.

Không phải mọi loại hóa đơn đều bắt buộc có chữ ký số trong mọi trường hợp; ví dụ một số hóa đơn điện tử đặc thù hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có quy định riêng. Vì vậy bài này tập trung vào trường hợp doanh nghiệp/hộ kinh doanh đang sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Câu Hỏi Thường Gặp Khi Ký Hóa Đơn Điện Tử Viettel-CA

USB Token Viettel-CA có ký được hóa đơn điện tử không?

Có, nếu phần mềm hóa đơn hỗ trợ chữ ký số công cộng và môi trường máy tính đã nhận đúng USB Token/Token Manager. Đây là hình thức phổ biến khi kế toán ký trực tiếp trên máy tính.

Có bắt buộc phải dùng S-Invoice mới ký được Viettel-CA không?

Không. Viettel-CA là chứng thư số công cộng và có thể được sử dụng trên nhiều hệ thống có hỗ trợ chữ ký số tương thích. Cách tích hợp và thao tác cụ thể phụ thuộc phần mềm hóa đơn.

MySign có ký hóa đơn điện tử được không?

Có thể, nếu phần mềm hóa đơn đã tích hợp MySign/Viettel-CA Remote Signing và chứng thư của người dùng phù hợp với nghiệp vụ ký. Không phải mọi hệ thống đều hỗ trợ mặc định.

Khi nào nên dùng HSM để ký hóa đơn?

HSM phù hợp doanh nghiệp cần ký tự động, ký hàng loạt hoặc tích hợp chữ ký số vào ERP/POS/backend. Trước khi triển khai cần khảo sát kỹ hệ thống và cơ chế phân quyền.

Vừa gia hạn chữ ký số nhưng hóa đơn vẫn không ký được vì sao?

Một nguyên nhân thường gặp là phần mềm hóa đơn vẫn lưu chứng thư hoặc Serial Number cũ. Hãy kiểm tra chứng thư mới trên Token Manager và cập nhật lại chứng thư trên hệ thống hóa đơn nếu cần.

Bấm nút Ký nhưng không hiện cửa sổ nhập PIN?

Hãy kiểm tra Token Manager đã nhận USB, plugin ký số đang chạy và trình duyệt không chặn thành phần ký. Nếu Token Manager cũng không thấy chứng thư thì xử lý thiết bị/driver trước.

Chữ ký số hết hạn có ký hóa đơn được không?

Không nên sử dụng chứng thư đã hết hiệu lực để ký. Cần kiểm tra thời hạn và thực hiện gia hạn/cấp lại trước, sau đó cập nhật chứng thư mới trên phần mềm hóa đơn nếu hệ thống yêu cầu.

Người mua có bắt buộc ký số trên hóa đơn không?

Thông thường hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua. Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên có thỏa thuận, đáp ứng điều kiện kỹ thuật thì có thể ký theo thỏa thuận.

Có cần cài Java để ký hóa đơn không?

Không nên mặc định cài Java cho mọi trường hợp. Một số hệ thống hoặc phiên bản cũ có thể yêu cầu Java, nhưng các hệ thống hiện đại thường dùng plugin/công cụ ký riêng. Chỉ cài Java khi phần mềm hóa đơn đang sử dụng yêu cầu cụ thể.

Hóa đơn đã lập nhưng chưa ký ngay có được không?

Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì phải tuân thủ thời hạn gửi/cấp mã hoặc chuyển dữ liệu theo quy định hiện hành; từ 01/06/2025, nguyên tắc chung là chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, trừ các trường hợp được quy định riêng.